Ventajas en la implantación de la Facturación Electrónica
En el momento de crisis económica actual en el que estamos inmersos, cualquier mecanismo que nos ayude a mejorar la rápidez y fiabilidad de la facturación a clientes, debe ser valorado en cualquier tipo de empresa.
Un buen ejemplo es la implantación de la facturación electrónica, que, con la misma validez legal que el documento en papel, permite la transmisión de dicha factura telemáticamente (de ordenador a ordenador), firmada digitalmente (con certificado reconocido) entre un emisor y un receptor, utilizando ficheros informáticos.
Toda esta parrafada se explica de la siguiente manera: mi empresa puede elegir un formato de fichero cualquiera (PDF, XML, EDI. En mi caso, voy a escoger el primero, ya que he instalado impresora virtual PDF en mi negocio. De esta manera, en lugar imprimir mis facturas en papel desde Excel, puedo lanzar la orden de impresión a través de dicha impresora y crear un PDF). Así mismo, tengo que firmar dicho fichero PDF con mi certificado digital (el mismo que utilizo para presentar los impuestos por internet, por ejemplo) y finalmente enviarlo a mis clientes de forma telemática (lo haremos por e-mail)
Para que el proceso sea válido, la legislación española exige el consentimiento (verbal o escrito) del receptor de la factura. Por ello es importante conocer las ventajas que puede tener este procedimiento para mi cliente:
- Se reduce el coste del espacio físico necesario para almacenar las facturas (la validez legal la tiene el fichero electrónico que se le envía, al contar con la firma digital) así como el coste de manipulación manual del documento.
- Por otro lado, se reduce el tiempo de recepción de la facturación, con lo que se puede gestionar mejor la tesorería y los cierres de mes, sin necesidad de provisionar gastos estimados (ya que cuenta con la factura real)
La únicas obligaciones adicionales a la gestión de la factura en papel serán el comprobar que la firma de la factura que envío es valida y conservar el fichero electrónico el tiempo de validez legal correspondiente.
Las ventajas para mi negocio son evidentes: Desaparecen los costes de impresión y de envío de las facturas y se reduce el tiempo entre la emisión de la factura a mi cliente y su recepción, ya que ésta será prácicamente inmediata. Las únicas obligaciones adicionales que tendré que tener en cuenta serán contar con el consentimiento de mi cliente, firmar el documento con mi certificado digital (que es posible conseguir en la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o en Camerfirma, por ejemplo) y conservar el fichero informático (PDF firmado) que es el documento con validez legal ante una inspección. Muy importante tener bien organizado el archivo de las facturas electrónica, para que su búsqueda sea fácil, en caso de que se solicite nuevamente la factura por parte del cliente.
Para ampliar información sobre este tema:
Información facturación electrónica en AEAT
http://tecnodireccion.blogspot.com/2008/10/integrando-con-facturae.html
