Hace algunos años, un joven recién licenciado fue seleccionado como jefe de organización de un almacén de una empresa papelera. Conocedor de las principales estrategias de organización, había leído mucho sobre los errores debidos a las inexactitudes en la petición de información, y, por supuesto, sabía de la desafortunada historia de nuestro Mariscal de Campo en las Guerra Napoleónicas (Ver De victoria en victoria hasta la derrota final, en este mismo blog).

Cuando llegó a su nuevo puesto, el centro ya llevaba abierto algunos años. Para conocer exactamente el estado del funcionamiento de los procesos y del stock del almacén, decidió configurar lo que los análisis anglosajones solían llamar Dashboard, conjunto de indicadores que, a modo de tablero de control, le permitiesen saber exactamente la situación en la que dicho centro se encontraba para tomar decisiones operacionales de forma rápida y flexible.

Tras dos semanas de arduo trabajo en solitario, configuró un modelo de Tablero de Control específico y solicitó a su equipo un conjunto de datos que le permitiese tener una visión exacta de la situación, con un plazo de una semana para la entrega de los indicadores, plazo que consideró más que amplio. Solicitó así mismo un formato de presentación resumen y también de informe, dónde los distintos departamentos podrían indicar, a modo de Memoria, las explicaciones más relevantes sobre el cálculo de estos datos.

Cuando se cumplió el plazo se llevó una desagradable sorpresa: El informe de Memoria tenía 90 hojas y la preparación de los pedidos durante la semana se había retrasado.

¿Qué estaba ocurriendo?

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En 1810, justo antes de una importante batalla en Europa, el Mariscal de Campo, con mando sobre fuerzas de varios países, decidió revisar el estado de una sección de sus tropas de avanzadilla, que le habían sido asignadas. El objetivo era comprobar si la estrategia que se había definido para la contienda era la adecuada.

Solicitó información a los artilleros austríacos, sobre el número de cañones en uso y estado general de los soldados. El General que comandaba esta sección informó al mariscal que se encontraban preparados y que los efectivos eran 500 hombres y 100 cañones. En realidad aproximadamente un centenar de hombres estaban enfermos de disentería, pero el General estaba dispuesto a sacarlos a rastras de sus camastros para que participasen en la batalla.

El jefe de cañoneros había estado revisando durante la última semana el estado de las piezas de artillería. En realidad de los 100 cañones, unos 20 estaban prácticamente inservibles, pero había conseguido, utilizando las piezas de unos y de otros, lograr recuperar 7 de ellos. El jefe de los cañoneros estaba bastante satisfecho, porque los otros 13 cañones desmontados podrían servir para reparar los restantes 87. Había informado al General sobre el estado de los cañones una semana antes, cuando se había realizado el recuento inicial, pero no había tenido la oportunidad de actualizar la información. Sin embargo la diferencia entre 100 piezas y 87 tampoco le pareció de gran importancia.

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